مرجع دانلود پرسشنامه و ابزار استاندارد در تمامی رشته ها,طراحی پرسشنامه

ترم آخر

آزمون,طراحی پرسشنامه,روانشناسی,مدیریت,پرسشنامه استاندارد,پرسشنامه رایگان,مشاوره آماری ,سایت پرسشنامه,نرم افزار رایگان روانشناسی,سفارش

خانه / فروشگاه / پرسشنامه / پرسشنامه ارتباطات سازمانی اثربخش رابینز

پرسشنامه ارتباطات سازمانی اثربخش رابینز

هدف: ارزیابی ارتباطات سازمانی اثربخش از ابعاد مختلف (مجراهاي ارتباطي، ساده سازي، گوش دادن، کنترل هیجان، استفاده از بازخورد، ارتباطات غیر کلامی)

تعداد سوال: 24

تعداد بعد: 6

شیوه نمره گذاری: دارد

روایی و پایایی: دارد

منابع: دارد

تعارفی مفهومی و عملیاتی: دارد

نوع فایل: word 2007

همین الان دانلود کنید

قیمت: فقط 2900 تومان

خرید فایل

هدف: بررسی عوامل موثر بر همکاری دانشگاه و صنعت (عوامل مالی، عوامل فرهنگی و اجتماعی، عوامل آموزشی، عوامل مدیریتی، عوامل ساختاری)

پرسشنامه ارتباطات سازمانی اثربخش رابینز

ارتباطات سازمانی

از تركیب دو واژه ارتباط و سازمان می‌توان به مفهوم جدیدی دست یافت كه ارتباط یا ارتباطات سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی كه یكی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه‌مداری و محاط بودن در یك سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویكردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یك از سازمان، تفاوتهای محسوسی دیده می‌شود. برای مثال در مكتب كلاسیك كه سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می‌شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یك وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، كانال ارتباطی همواره به صورت كتبی و سبك ارتباط به صورت رسمی است.

در دو رویكرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی كه به نیازهای كاركنان و تاثیر رضایتمندی بر میزان بهره‌وری توجه می‌شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتكاری دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودی، افقی و یا گروهی می‌باشد. در این جا كانال ارتباط نیز اغلب حالت رو‌در‌رو و بدون محدودیت را دارد و سبك ارتباط شكل غیر رسمی را دارا می‌باشد. در مقابل این مكتب می‌توان به رویكردهای سیستمی، فرهنگی و انتقادی اشاره كرد.

برای مثال در رویكرد سیستمی، سازمان به عنوان یك موجود زنده دیده می‌شود كه هم بر محیط اثر می‌گذارد و هم از آن تاثیر می‌پذیرد و این دیدگاه كه متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را دارای اجزایی می‌داند كه وجه اشتراك آنها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یكدیگر و مرزهای نفوذپذیری است. به علاوه، نظام دارای فرایند داده و ستاده و بازخورد است.

نوربرت ونیرا (1969) در كتاب سایبرنتیك یا كنترل، ویژگی های هر نظام را به چهار دسته كلی مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندی می‌كند. در این رویكرد، سازمان عبارت از یك كل با اجزای پیوسته و متشكل از افراد انسانی، سازمانهای رسمی و غیر رسمی، روشهای رهبری و روابط انسانی حاكم بر محیط فیزیكی و افراد آن مجموعه است.

ارتباطات سازمانی را می‌توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویكرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشكل از عناصری چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبكه فرهنگی در نظر گرفته‌می‌شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویكرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.

در برابر دیدگاه‌های پنج گانه ذكر شده كه بر اهداف مشترك سازمانی تاكید دارند، تعارض مفهومی نامطلوب دارد و قدرت حق طبیعی مدیران محسوب می‌شود، دیدگاه رادیكال ها قرار دارد كه تعارض را پدیده ای مثبت و بخشی از امور سازمانی ذكر می‌كند. بر پایه این نگرش سازمان میدان جنگی است كه در آن نیروهای حریف ( مدیریت و اتحادیه‌ها) در دستیابی به اهدافی بسیار ناسازگار با یكدیگر مبارزه می‌كنند.

رویكرد رادیكال ها به دو دسته انتقادی و پست مدرن تقسیم بندی می‌شود كه در اولی سازمان عرصه سلطه گری است و دومی سازمان را به عنوان موجودیتی نظم یافته و معنا دار زیر سوال می‌برد. در این رویكرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبكه های غیر رسمی ارتباطی ، فن آوری ارتباطی و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذكر می‌شوند.

ارتباطات سازمانی فرایندی است كه به وسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگان های مختلف داخل و خارج سازمان راه اندازی می‌كنند. ارتباطات، نظامی برای هماهنگی و یكپارچه سازی و ایجاد زمینه مشترك برای فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره وری سازمان است.

می‌توان یك سازمان را به بدن انسان تشبیه كرد كه مدیریت، سر آن است، یعنی سازمان یك موجود زنده و نظم یافته است. همانطور كه بدن انسان برای انتقال پیام های مغز كه كی بخورد، كی بخوابد، كی بایستد و … به سیستم عصبی تكیه دارد؛ یك سازمان هم به ارتباطات سازمانی برای رسیدن به اهداف خود نیازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فیزیكی یا عصبی به وجود بیاید یعنی مانعی در راه جریان آزاد پیام ها ایجاد شود، عواقب منفی به دنبال خواهد داشت به همین صورت اگر مشكلی در ارتباطات سازمانی ایجاد شود، باید به صورت سریع و كامل برطرف شود. درك مفهوم ارتباطات سازمانی، اثربخشی كاركنان سازمان را افزایش می‌دهد و كمبود اصول ارتباطات سازمانی باعث ایجاد مشكل در سازمان می‌شود.


انواع ارتباطات

پیام عبارت است از شكل عینی شده مفهوم ذهنی موردنظر فرستنده پیام. پیام ممكن است كلامی و یا غیر كلامی باشد. پیام كلامی به صورت نوشتار و یا گفتار است و پیام غیر كلامی علائم، اشارات و تصاویر هستند كه برای ایجاد ارتباط به كار می‌روند و دربرگیرنده حركت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم می‌شود، مثل تصویر پرستاری كه انگشت خود را بربینی نهاده و شما را دعوت به سكوت می‌كند.

البته باید بدانیم در همه موارد حركت یك عضو نمی‌تواند یك مفهوم جهانی به خود بگیرد. پیام های كلامی به صورت سمعی، بصری، كتبی، سمعی_بصری، بصری_ كتبی، سمعی_ كتبی تقسیم بندی شده‌اند كه فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یكی از فعالیتهای سخن گفتن، كاربرد وسیله مكانیكی برای ارسال پیام، عمل تحریر و نوشتن یا تركیبی از این فعالیتها متناسب با پیامی كه می‌خواهد بفرستد استفاده كند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت، گوش دادن، مشاهده، خواندن یا تركیبی از این فعالیتها متناسب با پیام فرستاده شده، را استفاده كند.

در تقسیم بندی دیگر راه‌های شناخته شده در ایجاد ارتباط، كتبی و شفاهی هستند كه در ادامه مزایا و معایب هركدام را مورد بررسی قرار می‌دهیم:

مزایای ارتباطات كتبی:

1- ارتباطات كتبی شواهدی از رویدادها، اقدامات و روند عملیات به دست می‌دهد.

2- سوابق مدون و مكتوبی برای مراجعات بعدی به وجود می‌آورد.

3- امكان سوء تفاهم و تفسیر و تعبیر غلط را كاهش می‌دهد.

4- فرستنده پیام دقت بیشتری می‌كند و بهتر فكر می‌كند.

معایب ارتباطات كتبی:

1- وقت زیادی صرف می‌شود.

2- برای اطمینان از این كه گیرنده، پیام را درست دریافت كرده، بازخورد وجود ندارد.

3- مطالب مكتوب قبل از فرا‌رسیدن زمان مناسب برای ابرازشان ممكن است انشاء شوند، در نتیجه كارامدی خود را از دست می‌دهند.

4- به دلیل استفاده از ارتباط كتبی، روابط افراد بیشتر جنبه رسمی پیدا می‌كند.

مزایای ارتباطات شفاهی:

1- ارتباط شفاهی ساده است و وقت كمتری می گیرد و از نظر هزینه ارزان‌تر است.

2- از تاخیر و كاغذ بازی جلوگیری می‌شود.

3- رفاقت در سازمان ایجاد می شود و به دلیل تماس‌های شخصی موجب پدید آمدن احساس تعلق می‌شود.

4- هر گونه سوءتفاهم و تفسیر نادرست برطرف می‌شود.

معایب ارتباطات شفاهی:

1- از ارتباطات شفاهی هیچ گونه سابقه ای برجا نمی‌ماند.

2- ارتباطات شفاهی در جریان عبور از سلسله مراتب سازمان و عبور از افراد مختلف تحریف می‌شود و هر قدر تعداد افرادی كه پیام از آنها عبور می‌كند بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است.

3- وقتی فاصله جغرافیایی گیرنده و فرستنده پیام زیاد باشد، ارتباط شفاهی نمی‌تواند به درستی انجام شود.

4- گیرنده پیام ممكن است پیام را بر مبنای برداشت خود تفسیر كند و نه بر اساس مقصود فرستنده پیام.

5- درباره پاسخ های فوری نمی‌توان به دقت اندیشید.

6- نحوه صحبت كردن، تون صدا و حركات صورت ممكن است معنای متفاوتی به گیرنده پیام القا كند.

در تقسیم بندی دیگر برای ارتباط، ارتباطات به دو دسته یك جانبه و دو جانبه تقسیم می‌شوند:

ارتباطات یك جانبه: هر گاه عكس العمل گیرنده پیام نسبت به پیام ابراز نشود، آن ارتباط را یك جانبه گویند. یعنی در این نوع ارتباط، بازخورد پیام وجود ندارد.

ارتباطات دوجانبه: چنانچه محیط به گونه‌ای باشد كه گیرنده عكس العمل ها و نظرات خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده پیام برساند و عملا چنین كند، به این ارتباط، ارتباط دوجانبه می‌گویند.

ممكن است ارتباط دوجانبه در محیطی تبدیل به ارتباط یك جانبه شود، به این صورت كه هرگاه فرستنده پیام مطالب دشوار، كسل كننده یا بیش ازحد تخصصی ارائه دهد، تا زمانی كه گیرندگان، قادر به دریافت و درك مفاهیم باشند، بازدهی مثبت است ولی هرگاه توان و انرژی گیرندگان برای دریافت و تحلیل ذهنی مفاهیم كاهش یابد در صورتی كه فرستنده ادامه بحث را برای زمان دیگری بگذارد ارتباط دوجانبه باقی می‌ماند ولی در صورتی كه به ادامه بحث بپردازد، ارتباط یك جانبه می‌شود .

به هر حال باید توجه داشت همانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات را می‌توان یك فرایند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعی وجود داشته باشد، باید فرایند دوطرفه باشد. در حقیقت ارتباط یك جانبه نباید وجود داشته باشد. از لحاظ اصولی، این فرایند نیاز به یك فرستنده دارد كه پیام را از طریق یك كانال به گیرنده انتقال می‌دهد. گیرنده، پیام را دریافت می‌كند و سپس بازخورد آن را برمی‌گرداند. بنابراین هر دو طرف فرایند، هم فرستنده و هم گیرنده هستند.

جریان ارتباطات در سیستم

انواع ارتباطات سازمانی عبارتند از: الف. ارتباط عمودی ب. ارتباط افقی ج. ارتباط مورب

الف. ارتباط عمودی: شامل ارتباط رو به پایین و ارتباط رو به بالا است. هدف ارتباطات رو به پایین، هدایت، آموزش ، درخواست اطلاعات، ابلاغ دستورات مقام مافوق به زیردستان می‌باشد. هدف اصلی ارتباطات رو به بالا این است كه اطلاعاتی درباره سطوح پایین تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان برساند كه شامل ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و یا درخواست های مختلف است.

در ارتباط رو به بالا هر گاه زیر دست دریابد كه سرپرست نسبت به پاره ای اطلاعات واكنش منفی از خود بروز می‌دهد، آن گاه در ارسال آن اطلاعات امساك كرده و یا آنها را تعدیل می‌كند. در ارتباط رو به پایین هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و كافی به كاركنان خودداری كنند، كاركنان اعتماد خود نسبت به آنها از دست داده و نمی‌توانند پاسخ های صحیحی به پیام های ارتباطی آنها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش هایی در سازمان می‌شود. نتایج تحقیقی كه درباره اهمیت ارتباطات عمودی در سازمان انجام شده نشان می‌دهد كه دوسوم ارتباطات مدیران با كاركنان ارتباطات عمودی است.

ب. ارتباط افقی: معمولا شبكه ارتباطی افقی دارای الگویی از جریان كارها در یك سازمان است كه بین اعضای یك گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار می‌شود. هدف ارتباطات افقی ایجاد هماهنگی و حل مسائل از طریق كانال مستقیم در سازمان است.

ج. ارتباط مورب: ارتباط مورب هنگامی صورت می‌گیرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یكدیگر ارتباط برقرار كنند.

در تقسیم بندی دیگر برای انواع ارتباطات سازمانی موارد زیر در نظر گرفته می‌شود: ارتباطات عمودی، ارتباطات رسمی و ارتباطات غیر رسمی. ارتباط رسمی در گروه‌های كوچك رسمی، شامل شبكه‌های همه جانبه، چرخی و زنجیر‌ه‌ای است. در ارتباط همه جانبه همه اعضا می توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبكه چرخی، رهبر به عنوان كانون و مركز این ارتباط، فعالیت می كند. در شبكه زنجیره ای یك زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یك از این سه شبكه به هدف گروه بستگی دارد.

افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترك، همفكری هاو… با هم رابطه برقرار می‌كنند و شبكه ارتباطی غیر رسمی را تشكیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد كه ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی كه ارتباطات رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نیل به این اهداف، اختلال ایجاد می‌كنند و در سازمان تنش به وجود می‌آورند. هرگاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمان ببیند باید از آنها بهره گیرد و هر گاه آنها را بازدارنده ببیند باید در توقف این روابط بكوشد تا بتواند تنش زدایی كند .

ممكن است شبكه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود كه شبكه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌كنند. بنابراین شبكه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی می‌شود. یكی از اصول اساسی ارتباطات غیر رسمی شایعه می‌باشد. با وجود این كه اطلاعات ناشی از شایعه در اتخاذ تصمیم صحیح چندان مورد استفاده نیست ولی اعضای سازمان آن را برای ارسال و دریافت پیام های مربوط به محیط داخلیشان مورد استفاده قرار می‌دهند.

به منظور كاهش مسائل مربوط به شایعه یا صحبت های درگوشی، مدیران باید در قدم اول تمام تلاش خود را به كار گیرند كه شكافهای موجود در سیستم ارتباطات رسمی را مسدود كنند. مسلما زمانی كه كاركنان، اطلاعات مناسب را دریافت كنند احساس می‌كنند كه به نحو بهتری از مسائل آگاه هستند و در مورد نقش خود در سازمان اطمینان خاطر بیشتری پیدا می‌كنند. همچنین با حذف پیام های رسمی مبهم، انتشار شایعه كم می‌شود. در حقیقت در هر سیستم ارتباطی اثربخش باید به شبكه های غیر رسمی اجازه داده شود كه با هماهنگی با كانال های رسمی عمل كنند تا نیل به هدفهای سازمان امكان‌پذیر شود .

انتخاب مسیر یا كانال ارتباط

انتخاب یك كانال مناسب بستگی به موقعیت دارد و مدیران باید موارد زیر را درنظر داشته باشند:

1- ماهیت ارتباط مورد نظر

2- توانایی طرفها در ایجاد ارتباط

3- ارتباط متقابل بین گروه‌ها در درون هر یك از آنها

4- خصوصیات كانال بر حسب گزینش‌، سرعت و قابلیت پذیرش

در انتخاب كانال ارتباطی، مدیران باید در مورد الگوی ارتباطات كه بین افراد یك كانال وجود دارد اطلاعاتی داشته‌باشند. یك روش برای درك الگوهای احتمالی ارتباطات در نظرگرفتن چهار شبكه اصلی است، این شبكه‌ها، قالبهایی برای تماس میان مراكز تصمیم‌گیری به شمار می‌روند. شبكه‌های ارتباطی را به طور كمی به دو دسته متمركز و غیر متمركز تقسیم‌بندی می‌كنند. شبكه ارتباطی متمركز شامل شبكه ارتباطی Y و شبكه ارتباطی چرخی است. شبكه ارتباطی غیر‌متمركز شامل شبكه ارتباطی زنجیره ای و شبكه ارتباطی دایره‌ای است. شبكه ارتباطی غیر‌متمركز برای وظایف پیچیده و شبكه ارتباطی متمركز برای وظایف ساده و دقیق مناسب است .

در شبكه دایره‌ای، ارتباطات ممكن است از هر طرف فرد آغاز گردد، بنابراین این الگو نماینده سیستم های ارتباطات در صورت نبودن یك رهبر یا یك برنامه مشخص برای عمل است. در الگوی چرخی یك رهبر مركزی وجود دارد كه با هر یك از زیردستان ارتباط برقرار می‌كند. به هر حال زیر دستان حق ارتباط با یكدیگر را ندارند. الگوی زنجیره ای شكل ویژه‌ای از الگوی دایره‌ای است، با این تفاوت كه حلقه ها به هم پیوسته نیستند.

در مقایسه با الگوی دایره‌ای، هر یك از دو انتهای باز زنجیره در این الگو، گرایش دارد كه مجموع حجم ارتباطاتی را كه در شبكه داده می‌شود كاهش دهد. الگوی Y شبیه زنجیره است، با این تفاوت كه یك عضو در خارج از زنجیره قرار می‌گیرد. الگوی Y بیانگر این مطلب است كه یك عضو متخصص وجود دارد كه با یك مدیر اجرایی در كنش متقابل است. بیشترین رضایتمندی اعضای شبكه مربوط به الگوی دایره‌ای، بعد الگوی زنجیره‌ای، سپس الگوی Y و در نهایت الگوی چرخی است. به هر حال اثربخش ترین شبكه، بستگی به موقعیت و هدفهای از پیش تعیین شده دارد و هنگامی كه موقعیت تغییر می‌كند، شبكه دیگری ممكن است عملی باشد .

قوانین راهبردی در ارتباطات سازمانی

قانون1. ارتباط معمولا به شكست می انجامد مگر اینكه شانس بیاورید: این كه افراد تصور می‌كنند پیام های آنها را دیگران به درستی دریافت می‌‌كنند به دلیل غرور آنهاست. ارتباط یك فرایند پیچیده است. برای ارتباط باید یك فرستنده و یك دریافت كننده كه پیام را درك می‌كند وجود داشته باشد كه به راحتی به دست نمی‌آید. به دلیل این كه علل مختلفی می‌تواند منجر به تحریف یا از دست رفتن پیام شود بهتر است پیام را از همه راه های ممكن مبادله كنید. آن را بگویید، در خبرنامه بنویسید، در تابلوی اعلانات بنویسید و به صورت یك به یك یا گروهی درباره آن بحث كنید. اولین قانون ارتباط سازمانی خود دارای چهار نتیجه است:

1- اگر ارتباط بتواند به شكست بیانجامد، حتما شكست می خورد. این نتیجه فرعی به این علت است كه اگر شما شانس شكست خوردن را به پیام بدهید، آن حتما شكست می‌خورد. اگر شما به عنوان یكی از عوامل ارتباط، بی‌دقت باشید یا بدون مهارت كافی باشید یا اگر فقط تنبلی كنید، شما معمولا در ارتباط با شكست مواجه می‌شوید.

2- اگر ارتباط نتواند شكست بخورد، هنوز هم احتمال شكست آن وجود دارد: حتی با رعایت دقیق پیش نیازها، ممكن است اتفاقات ناگهانی پیش بیاید كه مانع جریان داده ها شود. مثلا دستگاه كپی درست كار نكند، سیستم صوتی از كار بیافتد، همچنین قانون مورفی هم وجود دارد.

3- اگر به نظر بیاید كه ارتباط در مسیری كه ما قصد داریم موفق باشد، در راهی كه ما تصور نكرده ایم قرار می‌گیرد؛ اگر همه چیز به خوبی پیش رود، موفقیت ممكن است گمراه كننده باشد. دریافت كننده ممكن است فكر كند كه پیام شما را دریافت كرده ولی درحقیقت آنها معمولا آن را اشتباه فهمیده اند یا برای خوشحال كردن شما نمی‌خواهند اعتراف كنند كه درست دریافت نكرده‌اند.

4- اگر مطمئن باشید كه ارتباط شما موفق خواهد بود، آن حتما شكست می خورد: در نظر گرفتن شرایط خود به این معنی است كه شما فرایند ارتباط را با توجه به سلیقه خود طراحی كرده‌اید و شرایط گیرنده را مد نظر نداشته‌اید. پیام خود را برای گیرنده طراحی كنید نه برای فرستنده.

قانون2: اگر یك پیام را بتوان به روش های مختلف فهمید، دقیقا به همان روش معنا می شود كه بیشترین زیان را دارد. اگر پیام به اشتباه فهمیده شود، چه آسیبی را در پی خواهد داشت؟ از آنجا كه همیشه احتمال خطا وجود دارد، عاقلانه است كه بدانیم كه اگر خطایی در پیام اتفاق افتد چه كنیم؟

قانون3: همیشه فردی وجود دارد كه بهتر از شما می‌داند مقصود شما از پیام چیست. بسیاری از مردم فكر می‌كنند كه می‌تواتند فكر ما بهتر از خودمان بخوانند.

قانون4: هر چه ارتباطات بیشتر باشد، موفق شدن در ارتباط مشكل‌تر می‌شود. زمان ارتباط باید محدود باشد. به همین خاطر است كه برای مطالبی كه از طریق تلویزیون ارائه می شود محدودیت زمانی قرار می دهند. این تصور غلطی است كه هر قدر اطلاعات بیشتر باشد بهتر است. مقدار خیلی زیاد اطلاعات به همان بدی نداشتن اطلاعات كافی است.

قانون 5: در حجم زیاد ارتباط، مهم نیست كه چیزها چطور هستند، چیزی كه مهم است این است كه چیزها چگونه باید به نظر بیایند.

قانون6: اهمیت آیتم های خبری نسبت عكس با مربع فاصله دارد: به زبان ساده می‌توان گفت جنگ با مشت، در همسایگی من، برای من مهم تر از این است كه 50000 نفر در سیل در 10000مایل دورتر كشته شده‌اند. خوب است كه به فكر بچه‌های گرسنه آفریقا باشیم ولی افراد گرسنه در محل ما توجه بیشتری نیاز دارند .

مشكلات در ارتباطات سازمانی

1- اگر من می‌دانم پس هر كسی باید بداند: شاید رایج ترین مشكل ارتباطات، این فرض مدیریت است كه چرا آنها از اطلاعاتی آگاهی دارند كه بقیه آگاهی ندارند. معمولا كاركنان از اطلاعات آگاهی ندارند مگر اینكه مدیران آنها را انتقال دهند.

2- ما از تشریفات و كاغذ‌بازی متنفریم: در زمان آغاز به كار یك سازمان، راهبران آن به دلیل اینكه اهل تشریفات اداری نیستند به خود می بالند. نوشتن بعضی چیزها ممكن است نشانه تشریفات اداری باشد و از آن اجتناب شود. همانطور كه سازمان رشد می‌كند، به ارتباطات و بازخورد آنها نیاز بیشتری پیدا می‌كند ولی به این ارتباطات ارزشی داده نمی‌شود، در نتیجه آشفتگی به دنبال خواهد داشت.

3- به همه افراد باید اطلاع داد یا به بعضی افراد؟ یك مشكل دیگر این است كه مدیران به ارتباطات اهمیت نمی‌دهند و یا فرض می‌كنند كه ارتباطات خود به خود پیش می‌آید. بنابراین مهم نیست كه چه اطلاعاتی را به چه كسانی انتقال داده اند.

4- آیا شما مقصود من را دریافت كردید؟ به راحتی می‌توان مطمئن شد كه اطلاعات را به فردی انتقال داده‌ایم ولی نمی‌توان مطمئن بود كه آنها همانطور كه شما خواسته‌اید آن را دریافت و درك كرده‌اند. متاسفانه زمانی از این درك نادرست آگاه می‌شوید كه اشكال و ابهامی جدی به وجود آید.

5- درباره چه چیزی باید صحبت كنیم؟ آخرین مشكلات ارتباطی ممكن است زمانی پیش بیاید كه مدیران بی تجربه، وظیفه خود را حل مشكلات می‌دانند و اگر مشكلی وجود نداشته‌باشد بنابراین چیزی كه باید ارتباط داشته باشد وجود نداشته باشد.

6- داده داریم و اطلاعات داریم. همانطور كه سازمانها گسترش پیدا می‌كنند، تمایل مدیران بر تاثیرگذاری متمركز می‌شود. آنها سیستم هایی را تولید می‌كنند كه مقادیر قابل توجه داده تولید می‌كنند؛ یعنی اطلاعات خامی كه به نظر نمی‌آید مهم باشند.

7- اگر نظر شما برای مهم باشد، من به شما اطلاع می‌دهم. آخرین مشكلات ارتباطات، زمانی ایجاد می‌شود كه مدیران ارزشی برای ارتباط با زیردستان قائل نیستند و معتقدند كه زیردستان باید ساكت باشند و كار خود را انجام دهند.

راه كارهایی برای حمایت از ارتباطات سازمانی

در ارتباطات بالا به پایین:

1- مطمئن شوید هر یك از پرسنل یك كپی از طرح استراتژیك سازمان را دریافت می‌كند كه شامل ماموریتهای سازمانی، دیدها، اهداف استراتژیك و روش های رسیدن به اهداف است.

2- مطمئن شوید كه هر یك از پرسنل یك كتاب راهنما دریافت می‌كند كه محتوی همه روش كارهای بروز شده پرسنل است.

3- یك مجموعه اصلی از پروسه ها برای این كه چطور كارهای روتین هدایت می‌شوند، تهیه كنید و آنها را در منوال اجرایی استاندارد قرار دهید.

4- مطمئن شوید كه هر یك از پرسنل یك كپی از شرح وظایف خود و چارت سازمانی دارند.

5- ملاقاتهای مدیریتی را به طور منظم داشته باشید ( حداقل هر دو هفته یكبار)، حتی اگر چیزی برای گزارش و پی‌گیری نداشته باشید. اگر ملاقاتها را برای زمانی بگذارید كه معتقدید شما چیزی برای گزارش دارید، در آن صورت ارتباطات یك طرفه می‌شود و سازمان ضرر می‌بیند.

6- ملاقاتهای همه كاركنان با هم را هر ماه برگزار كنید تا مشخص شود كه سازمان چه می‌كند. نگرانیها چیست و اخبار كلی درباره روند كار مشخص شود.

7- راهبران و مدیران باید ملاقات رو‌در‌رو با كاركنان را حداقل یكبار در هفته داشته باشند،حتی اگرتعداد كاركنان سازمان زیاد باشد، مدیریت باید گهگاهی كاركنان را از نزدیك ببیند.

8- ملاقاتهای منظم برای مناسبتهای دستیابی به اهداف داشته باشید. این كمك می‌كند كه كاركنان دریابند كه چه چیزی مهم است و به آنها حس جهت دار بودن و اجرایی بودن می‌دهد.

9- مطمئن شوید كه همه كاركنان مجلات كارایی سالانه را دریافت می‌كنند كه محتوی اهداف آنها برای یك سال دیگر، بروز رسانی كار آنها، اهداف، نیاز به پیشرفت و برنامه ها برای كمك به كاركنان جهت ارتقا می‌باشد.

در ارتباطات پایین به بالا:

1- مطمئن شوید كه همه كاركنان گزارشات وضعیتی را به طور منظم به سرپرست خود ارائه می‌دهند. این گزارشات باید شامل كاری كه در هفته گذشته انجام داده اند، كاری كه در هفته آینده انجام خواهند داد و هر نظر خاصی كه دارند باشد.

2- مطمئن شوید كه همه سرپرستان حداقل ماهی یكبار با تك تك افراد پرسنل خود ملاقات دارند تا ببینند كه كارها چطور پیش می رود، نگرانی های آنها را بشنوند و … حتی اگراین ارتباط یك گفت‌وگوی كوتاه باشد، یك ارتباط مهم را بین سرپرستان و كاركنان ترویج می‌دهد.

3- میزگرد برگزار كنید تا بازخوردهای این ملاقاتها را ببینید.

4- روی بازخوردها كار كنید. از كاركنان مشكلات را بپرسید، بنویسید و به آنها پاسخ دهید حتی اگر پاسخ این باشد كه شما هیچ كاری نمی توانید انجام دهید .

ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت

هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یكی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌كند. با استقرار كانال ارتباطی صحیح بین مدیر و كاركنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد:

1- رهنمودهای مشخصی برای انجام موفقیت آمیز وظایف به كاركنان ارائه می شود.

2- كاركنان از عملیات و رویه های سازمان مطلع می شوند.

3- به كاركنان آموزش داده می شود كه چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

4- كاركنان در مورد عملكرد و اینكه كارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پیشرفت حاصل كنند بازخود لازم را به دست می‌آورند.

5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهای سازمانی در اختیار كاركنان قرار می‌گیرد.

6- از آنچه گذشت چنین استنباط می شود كه تمامی وظایفی كه مدیر انجام می‌دهد به ارتباطات موثر بستگی دارد .

درباره ترم آخر

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *