هدف: بررسی انواع ارتباطات سازمانی و الگوهای آنها

تعداد اسلاید: 10

انیمیشن: دارد

سطح: خوب

نوع فایل: powerpoint 2003

همین الان دانلود کنید

قیمت: فقط 2000 تومان

خرید فایل نهایی کردن خرید مورد به سبد خرید اضافه شد

تعریف ارتباطات :         

انتقال اطلاعات از فرستنده به گيرنده به طوري كه اطلاعات توسط دريافت كننده قابل درك باشد به عبارت ديگر انتقال و تبادل اطلاعات ،معاني و مفاهيم و احساس ها بين افراد در سازمان  با واسطه يا بلا واسطه ( ارتباط مساله اي بسيار ساده و مشكل است كه هيچگاه نمي توان آنرا در قالب کلمات ساده بيان نمود ).( تی . اس ماتیوس)                  

سازمان، شبكه پيچيده ایست از ارتباطات، هر گروه يا واحد سازماني داراي ارتباطات داخلي فراوان،و با واحد هاي ديگر داراي ارتباط معدودي است شبکه ارتباطي سازماني رامي توان از طريق بررسي الگوهاي روابط رسمي و غير رسمي گروهها و اعضاي سازمان تشخيص داد . هر سازماني داراي الگوي ارتباط رسمي است كه مجاري آن را سلسله مراتب اختيار مشخص مي كند ،الگوي رسمي ارتباط به منظور انتقال اطلاعات و دستورات است اين الگو معين مي كند كه چه كساني با چه كساني، چه نوع اطلاعات و اخباري، به چه طرق و وسائلي،و چه وقت مبادله كنند .           

ارتباط به زبان ساده، به انتقال اطلاعات و معاني  از شخص به شخص ديگر اطلاق مي شود . عمل انتقال به وسيله هر نوع رفتاري كه در امر مبادله اطلاع و معنا موثر باشد، صورت مي گيرد از اين رو ارتباط را به صور گوناگون تعريف مي كنند .                               

1 – تبادل اطلاعات با استفاده از تواناييهاي انساني يا رسانه هاي تكنولوژي

2 – مبادله عقايد و افكار يا قلمرو وسیع مبادله انديشه هاي انساني

3 – فرا گرد دادن و ستاندن اطلاعات

چنان كه ملاحضه مي شود تعاريف فوق کمابیش شباهت دارند و بنابراين تعاریف، ارتباط عملي است براي تفهیم وتفهم .(علاقه بند،1379)

نقش و اهمیت ارتباطات

در سازمان ارتباط چهار نقش عمده ايفا مي كند كنرتل -ايجاد انگيزه – ابراز احساسات و اطلاعات (استيفن پي ،رابينز،1943)[9]

بيشتر وقت مديريت به ارتباط رودر رو يا تلفن بازیر دستان، همكارا ن يا مشتريان مي گذرد هنگامي كه مدير با ديگران مذاكره نمي كند ممكن است به نوشتن يا ديكته كردن يادداشتها، نامه ها يا گزارشها و شايد به خواندن مكتوباتي كه براي او ارسال گشته است مشغول بشود بنا براين منطقي است اگر بگوييم ريشه بسياري از مشكلات فردي ،سازماني و اجتماعي را مي توان در كمبود ارتباط موثر، نقش سيستم ارتباطي یا به طور کلي سوء تعبير و تفسيرهاي ارتباطي جستجو كرد . بنا براين بايد گفت ارتباط موثر براي مديران به دلايل ذيل مهم است .              

الف – ارتباط فرايندي است كه وظايف برنامه ريزي، سازماندهي ،هدايت ،رهبري و كنترل مديريت به توسط آن انجام مي شود .

ب – ارتباط فعاليتي است كه مديران جهت هماهنگ كردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره مي گيرد .

تحليلگران سازماني درجات متفاوتي از اهميت براي فرايند ارتباط قائل شده اند براي مثال( بارنارد،1938)[10] چنين ابراز مي كند ( در تئوری فراگير سازمان، ارتباطات در كانون يا مركز مي گيرند زيرا ساختار، گستره و حدود سازمان تقريبا به وسیله شيوه هاي ارتباطي تعيين مي شوند ،از اين ديدگاه ارتباط در قلب سازمان جاي مي گيرد . دو پژوهشگر ديگر بنامهای ( كتز وكان ،1978)[11] چنين مي گويند «در ارتباطات، مبادله اطلاعات و انتقال مقصود، روح و احساس سيستم اجتماعي سازمان را تشكيل مي دهد» به تازگي نويسنده اي به نام(استينج كامب،1990)[12] نيز در بررسي سازمانها ،ارتباطات را در كانون يا مركز سازمان قرار داد .  

به جاي اينكه ارتباطات را كانون، مركزیا پيرامون تجزیه و تحليل هاي سازماني به حساب آوريم ،ديدگاه معقول تر اين است كه بگوييم با توجه به زاويه اي كه به سازمان نگاه مي شود و نوع سازماني كه مورد مطالعه و بررسي قرار مي گيرد ،اهميت ارتباطات كم يا زياد مي   شود.(ریچارد اچ . هال،1934) [13]                                     

چهار عامل مي تواند اهميت ارتباطات سازمان را تعيين كند .

الف – درجه يا ميزان تعارض، تضاد يا رقابتي كه بين سازمان و محيط خارجي وجود دارد( معمولا به ميزان درگيري و وابستگي سازمان به دولت مربوط مي شود )                                                 

ب – ميزان وابستگي به حمايتهاي داخلي

ج – ميزان و حدودي كه عوامل خارجي به صورت عقلاني يا بخردانه عمل مي كنند.                                                           

(يعني وضع به گونه اي باشد كه بتوان رويدادها را پيش بيني كرد، از اين رو آثار آنها را برنامه ريزي نمود و به ميزان مشخص از اين عوامل متاثرشد.                                                       

د – نوع ساختار سازمان، یعضي ميزان تجانس و  همگونی افراد و اعضاي سازمان و تمركز اختيارات (ویلنسکی ،1968)[14]

اهميت ارتبات در يك تلاش بسامان، طي سالهاي گذشته مورد تاييدو تاکید بسياري از صاحبنظران قرار گرفته است و در نهايت روانشناسان نيز به موضوع ارتباط از خود دلبستگي نشان داده اند ،آنها به مسائل انساني در فرايند ارتباط كه از مرحله شروع و شكل گيري، جابجايي تا دريافت اطلاعات پديد مي آيد تاكيد دارند آنها توجه خود رابه بازدارنده هايي كه در جريان يك ارتباط خوب پديد مي آيدبويژه به مانعهايي كه در ارتباط ميان اشخاص پديدار مي شود معطوف مي دارند . جامعه شناسان، نظريه پردازان اطلاعات و همچنين روانشناسان توجه خود را بر مطالعه شبكه هاي ارتباطي متمركز كرده اند .                             

هدف ارتباطات در سازمان

در گسترده ترين مفهوم خود هدف ارتباط در يك سازمان پديد آوردن دگرگوني و يا تاثير گذاري بر اقدامهايي است كه در راستاي بهبود و بهتر كردن سازمان صورت مي گيرد.                                       

ارتباط در محيط داخلي سازمان

ارتباط در كاركرد داخلي سازمان از آن روي كه به وظايف و كاركردهاي مديريت يگانگي رواني مي بخشد ضروري است . بويژه ارتباط در موقعيتهاي زير ضروري مي نمايد .                                            

الف – براي تعيين، ابلاغ و نشر هدفهاي سازمان

ب – براي تهيه طرح هايي در راستاي رسيدن به هدفهاي مذكور

ج – براي سازماندهي منابع مادي و انساني به موثر ترين و كارآمد ترين شكل

د – براي گزينش ،پرورش وارزشيابي اعضاي سازمان

ه – براي رهبري، مديريت و انگيزش و پديد آوردن محيطي كه در آن مردم تمايل به همكاري داشته باشندو در اخر براي نظارت بر عملكرد .

ارتباط در محيط خارجي سازمان

ارتباط نه تنها وظايف مديريت را آسان مي كند ،بلكه سازمان را نيز به محيط خارجي خود پيوسته مي سازد .از راه گير ودارهاي اطلاعات است كه مديران از نيازهاي مشتريان، آماده بودن تدارك كنندگان، خواستهاي دارندگان سهام، مقررات دولتي و تمايلات جامعه آگاهي مي يابند از راه ارتباط است كه هر سازمان به صورت يك نظام بازو متعامل با محيط خود در مي آيد .                                                    

مسئولیت برقراري ارتباط

باور همگاني اين است كه جو سازماني پديد آمده به وسيله مديران بر نگرش و طرز برخورد كاركنان تاثير می گذارد. اين تاثير گذاري با قراري ارتباطي كه بيشتر از سوي مديريت عالي سرچشمه مي گيرد صورت مي پذيرد . با آنكه رهبران سازمان مسئوليت اساسي برقراري آهنگ درست ارتباط اثر بخش را در سازمان به عهده دارند هر يك از اعضاي سازمان نيز در اين مسئوليت سهمي بر عهده دارند ،بالادستان بايد با زير دستان و همچنين زير دستان بايد با بالا دستان ارتباط برقرار كنند ،ارتباط يك فرآيند دوسويه است . كه در آن هر عضو سازمان يك فرستنده و گيرنده ارتباط است .ارتباط به گونهء عمودي و در امتداد زنجيره مديريت و خط فرماندهي و همچنين به صورت متقاطع جريان مي يابد . ارتباط متقاطع آن گونه كه در اينجا بكار مي رود در بردارنده جريان افقي اطلاعات ميان اشخاص در راههاي هم تراز سازماني و جريان مورب اطلاعات ميان اشخاص در رده هاي گوناگون ،است بي آنكه ميان آنان پيوندهايي بر پايه بالا دستي و زير دستي باشد . بهترين راه براي تجزيه و تحليل راههاي گوناگون ارتباط بهره گيري از يك الگوي ارتباطي است .(هرولد. کونتز،1908)[15]